Tapadera, filtro, asistente o secretaria

Este juego “perverso” en el que muchos directivos participan, al permitir que su asistente o secretaria maneje su agenda o, se convierta en el interlocutor oficial nos dice mucho de quien es el directivo. Históricamente me he encontrado con muchos que utilizan a su asistente de varias maneras que a mi parecer son poco cuidadosas y deterioran su imagen profesional.

El director que le pide a su asistente que cancele una reunión agendada con mucha anticipación utilizando la excusa de que fue citado de ultimo minuto a un junta con el comité. No porque esto no llegue a ocurrir, sino porque se convierte en un argumento fácil de utilizar una y otra vez. La asistente que maneja a su antojo la agenda y los espacios disponibles, programando o reprogramando reuniones dentro de 2 o 3 semanas, argumentando saturación de la misma. Las reuniones importantes que se ven postergadas indefinidamente y que cuando tenemos oportunidad de conversar con el director, la excusa perfecta es no estar enterado o que su instrucción fue otra.

Teniendo la experiencia de haber trabajado con cientos de directivos en coaching o consultoría. Lo primero que les pido es que mi único interlocutor valido sea el y en caso extremo su asistente. Pudiendo utilizar todas las herramientas tecnológicas a nuestro alcance para que esa comunicación directa y personal se realice. Pero, mientras esto ocurre, requerimos hacer acopio de paciencia y perseverancia. Desde luego la función de la asistente como su nombre lo indica es de asistir a su jefe, situación que se ha convertido en muchas cosas más.

Ahora es necesario, ser absolutamente empático, amable y cordial con el o la asistente porque puede convertirse en un obstáculo difícil de superar. Y no porqué esta no sea nuestra actitud y practica cotidiana con cualquier persona, sino porque es imprescindible, si es que queremos ser considerados y programados en las agendas saturadas con semanas y meses de anticipación. La practica recurrente de cambiar fechas de compromisos argumentando limitaciones de tiempo o por error eventos simultáneos programados es el pretexto recurrente.

¿qué pasa por la mente del director que no es capaz de personalmente comunicarse y excusarse por el inconveniente? Un compromiso programado con fecha y hora, no deja de serlo aun cuando la asistente envíe mensajes, correos o haga llamadas para argumentar un sinnúmero de motivos. Siendo muy cuidadoso con mis juicios y adjetivos, esta practica deja de manifiesto un alto grado de irresponsabilidad, que deteriora la relación y la lleva al espacio de la desconfianza.

Algo primordial en un directivo es que se pongan de manifiesto sus habilidades como líder y una de ellas sin duda es el compromiso. Cumplir los acuerdos y compromisos no solo en su desempeño profesional, también en el manejo de sus relaciones y agenda. Mi asistente esta enterada de mi agenda, me informa si hay alguna duplicidad, me ayuda a organizarla y coordinarla, más no es la que decide a quien veo y a quien no. Este pequeño coto de poder, se convierte maquiavélicamente en el poder tras el poder. Es fácil encontrarnos con asistentes que su comportamiento y actitud pareciera indicarnos que estando ausente su jefe son quienes toman las decisiones en el área.

No son pocos lo casos en que la asistente gira instrucciones en nombre y representación de su jefe, generando inconformidad y descontento entre los colaboradores, clientes o proveedores. Los mensajes y avisos importantes no deben ser transmitidos por un asistente. Este puede ser el medio de contacto pero no el portavoz del mensaje. El manejo de la información es delicado y siendo muy respetuoso, los asistentes no tienen el criterio en la mayoría de los casos para definir prioridades o comunicar las decisiones tomadas unilateralmente, sin que medie al menos una conversación.

Llamar por teléfono y ser atendido por una secretaria o asistente para programar una reunión se puede convertir en un interrogatorio con tintes de investigación policiaca. Para posteriormente si no fue atendida la solicitud indicarnos que por el momento las múltiples actividades impiden se lleve a cabo dicho encuentro. El clásico, “nosotros nos comunicamos…”, “en cuanto haya un espacio disponible le aviso…”, “mi jefe esta enterado, pero su agenda esta saturada…”, “mi jefe me pide le diga que esta muy apenado, pero esta fuera de sus manos…”, etcétera.

Todo lo anterior pareciera llevarnos a un callejón sin salida. A perdernos en el laberinto de las múltiples actividades y agendas saturadas. A un circulo vicioso en el que podemos vernos inmersos aun cuando exista una necesidad, una urgencia o un proyecto ya autorizado y que indefinidamente de posterga, pues es necesaria la reunión, entrevista o conversación.

Parte de mi trabajo es hacerle ver a los directivos que todo lo expuesto anteriormente deteriora su imagen, las relaciones internas y externas, además de ayudarlos a desarticular la conversación de que no les alcanza la vida por todas las actividades que requieren realizar. Resultado de un estudio realizado hace 5 años en una empresa transnacional en México y después de una dinámica de “shadowing” a más de 40 directivos, pudimos determinar resultado del diagnostico que el porcentaje más alto de productividad era del 28 %, originado por una falta de planeación, organización y manejo de agenda.

¿Qué significa ser resiliente?

Según la real academia de la lengua, resiliencia significa, la capacidad humana de asumir con flexibilidad situaciones límite o adversas y sobre ponerse a ellas. Existen un sin numero de situaciones que nos ponen a prueba día a día, además para cada uno, esas eventualidades pueden ir desde perder el empleo, terminar una relación, la muerte de un ser querido, una enfermedad, la situación económica, la cancelación de un proyecto. El incumplimiento de pago, el maltrato, la bancarrota de un negocio. En fin son muchas las situaciones que nos pueden llevar al extremo, sentirnos que estamos en el limite de lo permisible y aceptable. Estas situaciones generan mucho dolor y sufrimiento. En infinidad de ocasiones creemos que aun cuando tenemos la fuerza y la voluntad, lo que nos esta ocurriendo, nos rebasa, satura y se vuelve inmanejable e incontrolable. En muchas ocasiones he escuchado decir, que la única forma de tomar impulso para salir, es tocando el fondo. Existen dos posibilidades ante estas situaciones, dejarnos hundir y entrar en la dinámica del péndulo victima-culpable o estar dispuestos a darnos cuenta, hacernos cargo y salir adelante fortalecidos.

Una persona resiliente es aquella que es capaz de sobreponerse a la situación, aprender de ella y salir fortalecida. Son como jugadores de ajedrez, tienen la capacidad de anticiparse a varios movimientos, antes de que ocurran, esto no significa que suponen o solo intuyen, significa que analizan los posibles escenarios y a partir de ellos toman decisiones. Para estas personas la vida no es dura, difícil y complicada, sino la ven como un lugar lleno de posibilidades y oportunidades. Y hablamos de posibilidades y no de opciones, porque del primero se desprende la conjunción (…esto y esto y esto…) y del segundo se plantea una disyunción (… esto ó esto…), lo cual limita nuestra visión y oportunidades. Se presentan inconvenientes, situaciones difíciles y complicadas, pero siempre hay forma de sobreponerse y resolverlas. No es un optimismo exacerbado, simplemente las personas resilientes saben que no hay mal que dure 100 años. En muchas ocasiones hemos conocido a personas de las cuales al conocer sus historias y experiencias de vida, nos sorprendemos de su buen humor y actitud ante la vida. Efectivamente hay personas que siempre tienen esta predisposición para sobreponerse ante las eventualidades, y también existe la manera de aprender la resiliencia y desarrollarla.

¿Cuáles son la habilidades y competencias para desarrollar la resiliencia? Pues veamos cuales son:

1.- Se dan cuenta

2.- Creatividad

3.- Flexibilidad

4.- Buen humor

5.- Generan Abundancia

6.- Posibilidades

7.- Confianza en si mismo.

8.- Objetividad

9.- Responsabilidad

10.- Asertividad

11.- Contexto positivo

Esto nos lleva a concluir, que un bajo nivel de tolerancia a la frustración, no saber postergar la recompensa, el querer “tener la razón”, el “a mi manera” y el autoengaño. Son precisamente las habilidades, conversaciones y comportamientos que requerimos modificar o desarticular, sin duda fundados en hábitos, costumbres, creencias y estilos de hacer las cosas.

La resiliencia entonces es una capacidad que podemos desarrollar, dice la filosofía Zen: “Si te caes 8 veces, levántate 9″. Tener la fortaleza para sobreponerse ante las adversidades no es un acto de fe, respetando las creencias individuales, es un acto de voluntad, es una elección que esta fundamentada en el poder personal. Es la máxima expresión de la intención, de ese deseo, coraje, valor de salir adelante.