Tapadera, filtro, asistente o secretaria

Este juego “perverso” en el que muchos directivos participan, al permitir que su asistente o secretaria maneje su agenda o, se convierta en el interlocutor oficial nos dice mucho de quien es el directivo. Históricamente me he encontrado con muchos que utilizan a su asistente de varias maneras que a mi parecer son poco cuidadosas y deterioran su imagen profesional.

El director que le pide a su asistente que cancele una reunión agendada con mucha anticipación utilizando la excusa de que fue citado de ultimo minuto a un junta con el comité. No porque esto no llegue a ocurrir, sino porque se convierte en un argumento fácil de utilizar una y otra vez. La asistente que maneja a su antojo la agenda y los espacios disponibles, programando o reprogramando reuniones dentro de 2 o 3 semanas, argumentando saturación de la misma. Las reuniones importantes que se ven postergadas indefinidamente y que cuando tenemos oportunidad de conversar con el director, la excusa perfecta es no estar enterado o que su instrucción fue otra.

Teniendo la experiencia de haber trabajado con cientos de directivos en coaching o consultoría. Lo primero que les pido es que mi único interlocutor valido sea el y en caso extremo su asistente. Pudiendo utilizar todas las herramientas tecnológicas a nuestro alcance para que esa comunicación directa y personal se realice. Pero, mientras esto ocurre, requerimos hacer acopio de paciencia y perseverancia. Desde luego la función de la asistente como su nombre lo indica es de asistir a su jefe, situación que se ha convertido en muchas cosas más.

Ahora es necesario, ser absolutamente empático, amable y cordial con el o la asistente porque puede convertirse en un obstáculo difícil de superar. Y no porqué esta no sea nuestra actitud y practica cotidiana con cualquier persona, sino porque es imprescindible, si es que queremos ser considerados y programados en las agendas saturadas con semanas y meses de anticipación. La practica recurrente de cambiar fechas de compromisos argumentando limitaciones de tiempo o por error eventos simultáneos programados es el pretexto recurrente.

¿qué pasa por la mente del director que no es capaz de personalmente comunicarse y excusarse por el inconveniente? Un compromiso programado con fecha y hora, no deja de serlo aun cuando la asistente envíe mensajes, correos o haga llamadas para argumentar un sinnúmero de motivos. Siendo muy cuidadoso con mis juicios y adjetivos, esta practica deja de manifiesto un alto grado de irresponsabilidad, que deteriora la relación y la lleva al espacio de la desconfianza.

Algo primordial en un directivo es que se pongan de manifiesto sus habilidades como líder y una de ellas sin duda es el compromiso. Cumplir los acuerdos y compromisos no solo en su desempeño profesional, también en el manejo de sus relaciones y agenda. Mi asistente esta enterada de mi agenda, me informa si hay alguna duplicidad, me ayuda a organizarla y coordinarla, más no es la que decide a quien veo y a quien no. Este pequeño coto de poder, se convierte maquiavélicamente en el poder tras el poder. Es fácil encontrarnos con asistentes que su comportamiento y actitud pareciera indicarnos que estando ausente su jefe son quienes toman las decisiones en el área.

No son pocos lo casos en que la asistente gira instrucciones en nombre y representación de su jefe, generando inconformidad y descontento entre los colaboradores, clientes o proveedores. Los mensajes y avisos importantes no deben ser transmitidos por un asistente. Este puede ser el medio de contacto pero no el portavoz del mensaje. El manejo de la información es delicado y siendo muy respetuoso, los asistentes no tienen el criterio en la mayoría de los casos para definir prioridades o comunicar las decisiones tomadas unilateralmente, sin que medie al menos una conversación.

Llamar por teléfono y ser atendido por una secretaria o asistente para programar una reunión se puede convertir en un interrogatorio con tintes de investigación policiaca. Para posteriormente si no fue atendida la solicitud indicarnos que por el momento las múltiples actividades impiden se lleve a cabo dicho encuentro. El clásico, “nosotros nos comunicamos…”, “en cuanto haya un espacio disponible le aviso…”, “mi jefe esta enterado, pero su agenda esta saturada…”, “mi jefe me pide le diga que esta muy apenado, pero esta fuera de sus manos…”, etcétera.

Todo lo anterior pareciera llevarnos a un callejón sin salida. A perdernos en el laberinto de las múltiples actividades y agendas saturadas. A un circulo vicioso en el que podemos vernos inmersos aun cuando exista una necesidad, una urgencia o un proyecto ya autorizado y que indefinidamente de posterga, pues es necesaria la reunión, entrevista o conversación.

Parte de mi trabajo es hacerle ver a los directivos que todo lo expuesto anteriormente deteriora su imagen, las relaciones internas y externas, además de ayudarlos a desarticular la conversación de que no les alcanza la vida por todas las actividades que requieren realizar. Resultado de un estudio realizado hace 5 años en una empresa transnacional en México y después de una dinámica de “shadowing” a más de 40 directivos, pudimos determinar resultado del diagnostico que el porcentaje más alto de productividad era del 28 %, originado por una falta de planeación, organización y manejo de agenda.

¿Cuál es el significado de liderazgo?

La palabra líder proviene del ingles “leader”, y según el diccionario de la real academia de la lengua española tiene 2 acepciones. La primera; persona que dirige o conduce un partido político, un grupo social u otra colectividad. La segunda; persona o entidad que va a la cabeza entre los de su clase, especialmente en una competición deportiva. Por su parte liderazgo significa: Condición de líder. Ejercicio de las actividades del líder. Situación de superioridad en que se halla una institución u organización, un producto o un sector económico, dentro de su ámbito.

Como podremos notar, demasiada ambigüedad y falta de claridad. Recurramos a lo que los especialistas e investigadores consideran como liderazgo. En primer lugar de forma consensual se acepta que liderazgo es mucho más una forma de “ser”, una actitud, un comportamiento. Que una forma de “hacer”, lograr que se cumplan las metas, los resultados. Básicamente se puede definir como la influencia que se ejerce sobre un grupo de personas para lograr un objetivo común. Sin embargo, como podrás notar en el enunciado anterior no se habla de una posición jerárquica, porque el liderazgo es mucho más que eso.

La cualidad fundamental de un líder dentro de una organización, es que se distingue sobre los demás por ser capaz de tomar decisiones acertadas para que el grupo o equipo logren sobresalir, avanzar, progresar, evolucionar o lograr lo que se han propuesto. Pero también un líder posee otras cualidades que lo distinguen sobre los que dirigen. Y es justo en este punto, en donde surgen las grandes diferencias entre los expertos y estudiosos de la materia. ¿Solo los que dirigen, son lideres? Y veremos que esta aseveración no es una afirmación. ¿Para que se ejerza el liderazgo, se debe de contar con un grupo de personas, equipo, seguidores? Y la respuesta clara es “NO”.

Pensamos que solo se ejerce el liderazgo cuando existe en la ecuación dos componentes el líder (el que dirige) y los lidereados (colaboradores), estamos hablando del “hacer” y esta; respetando el punto de vista de muchos, es una visión muy básica y superficial. Se habla históricamente de los lideres formales (jefes, gerentes, directivos) y de los lideres informales, que son los que surgen dentro de un grupo de manera espontanea o natural.

Los lideres informales, son aquellos que no necesariamente ocupan cargos relevantes dentro de las organizaciones y que sin duda, en algunas ocasiones son escuchados, tomados en cuenta y consultados cuando se requiere tomar decisiones y acciones importantes. Históricamente se considera que todo líder formal (jefe, gerente, directivo) de manera natural ha desarrollado las habilidades y competencias de liderazgo y es por ello que ocupa esos cargos. Nada más alejado de la “realidad”.

Tu y yo, conocemos a muchos “lideres formales” que no tienen las habilidades y competencias mínimas requeridas para ejercer el liderazgo. Pero, como ocupan cargos relevantes en la organización consideran que están “haciendo” un buen papel. Lograr las metas y resultados no es indicador de que se es un buen líder (formal o informal).

El liderazgo visto desde el “SER”, como lo dijimos anteriormente, es una actitud, una serie de comportamientos resultado del desarrollo de un numero importante de habilidades y competencias que de manera natural o aprendida hemos incorporado.

¿cuáles son estas habilidades? Enunciaré las básicas: Compromiso (cumplir la palabra), Comunicación (escucha activa- comunicación efectiva), asertividad, resiliencia, manejo emocional, visión panorámica – foco en el detalle, “Awareness”, decisiones efectivas, adaptación al cambio, experiencia, carácter, carisma, capacidad, valentía, discernimiento, influencia, conexión, red de relaciones, generar otros lideres, intención, establecer prioridades, ceder sin conceder, búsqueda de oportunidades, crecimiento, desaprender-reaprender, legado, entre muchas otras.

Desafortunadamente estas habilidades y competencias no son enseñadas académicamente y esta eterna discusión con las instituciones universitarias que insisten en que si las han incorporado en sus planes de estudio de pregrado y posgrado impide que se incorporen en el mercado laboral, profesionistas que técnicamente son muy buenos pero que son lideres muy pobres.

Para mayor información sobre “liderazgo consciente” te invito a que visites nuestra pagina: http://institutovitral.com.md-100.webhostbox.net/consultoria-empresarial/