Tapadera, filtro, asistente o secretaria

Este juego “perverso” en el que muchos directivos participan, al permitir que su asistente o secretaria maneje su agenda o, se convierta en el interlocutor oficial nos dice mucho de quien es el directivo. Históricamente me he encontrado con muchos que utilizan a su asistente de varias maneras que a mi parecer son poco cuidadosas y deterioran su imagen profesional.

El director que le pide a su asistente que cancele una reunión agendada con mucha anticipación utilizando la excusa de que fue citado de ultimo minuto a un junta con el comité. No porque esto no llegue a ocurrir, sino porque se convierte en un argumento fácil de utilizar una y otra vez. La asistente que maneja a su antojo la agenda y los espacios disponibles, programando o reprogramando reuniones dentro de 2 o 3 semanas, argumentando saturación de la misma. Las reuniones importantes que se ven postergadas indefinidamente y que cuando tenemos oportunidad de conversar con el director, la excusa perfecta es no estar enterado o que su instrucción fue otra.

Teniendo la experiencia de haber trabajado con cientos de directivos en coaching o consultoría. Lo primero que les pido es que mi único interlocutor valido sea el y en caso extremo su asistente. Pudiendo utilizar todas las herramientas tecnológicas a nuestro alcance para que esa comunicación directa y personal se realice. Pero, mientras esto ocurre, requerimos hacer acopio de paciencia y perseverancia. Desde luego la función de la asistente como su nombre lo indica es de asistir a su jefe, situación que se ha convertido en muchas cosas más.

Ahora es necesario, ser absolutamente empático, amable y cordial con el o la asistente porque puede convertirse en un obstáculo difícil de superar. Y no porqué esta no sea nuestra actitud y practica cotidiana con cualquier persona, sino porque es imprescindible, si es que queremos ser considerados y programados en las agendas saturadas con semanas y meses de anticipación. La practica recurrente de cambiar fechas de compromisos argumentando limitaciones de tiempo o por error eventos simultáneos programados es el pretexto recurrente.

¿qué pasa por la mente del director que no es capaz de personalmente comunicarse y excusarse por el inconveniente? Un compromiso programado con fecha y hora, no deja de serlo aun cuando la asistente envíe mensajes, correos o haga llamadas para argumentar un sinnúmero de motivos. Siendo muy cuidadoso con mis juicios y adjetivos, esta practica deja de manifiesto un alto grado de irresponsabilidad, que deteriora la relación y la lleva al espacio de la desconfianza.

Algo primordial en un directivo es que se pongan de manifiesto sus habilidades como líder y una de ellas sin duda es el compromiso. Cumplir los acuerdos y compromisos no solo en su desempeño profesional, también en el manejo de sus relaciones y agenda. Mi asistente esta enterada de mi agenda, me informa si hay alguna duplicidad, me ayuda a organizarla y coordinarla, más no es la que decide a quien veo y a quien no. Este pequeño coto de poder, se convierte maquiavélicamente en el poder tras el poder. Es fácil encontrarnos con asistentes que su comportamiento y actitud pareciera indicarnos que estando ausente su jefe son quienes toman las decisiones en el área.

No son pocos lo casos en que la asistente gira instrucciones en nombre y representación de su jefe, generando inconformidad y descontento entre los colaboradores, clientes o proveedores. Los mensajes y avisos importantes no deben ser transmitidos por un asistente. Este puede ser el medio de contacto pero no el portavoz del mensaje. El manejo de la información es delicado y siendo muy respetuoso, los asistentes no tienen el criterio en la mayoría de los casos para definir prioridades o comunicar las decisiones tomadas unilateralmente, sin que medie al menos una conversación.

Llamar por teléfono y ser atendido por una secretaria o asistente para programar una reunión se puede convertir en un interrogatorio con tintes de investigación policiaca. Para posteriormente si no fue atendida la solicitud indicarnos que por el momento las múltiples actividades impiden se lleve a cabo dicho encuentro. El clásico, “nosotros nos comunicamos…”, “en cuanto haya un espacio disponible le aviso…”, “mi jefe esta enterado, pero su agenda esta saturada…”, “mi jefe me pide le diga que esta muy apenado, pero esta fuera de sus manos…”, etcétera.

Todo lo anterior pareciera llevarnos a un callejón sin salida. A perdernos en el laberinto de las múltiples actividades y agendas saturadas. A un circulo vicioso en el que podemos vernos inmersos aun cuando exista una necesidad, una urgencia o un proyecto ya autorizado y que indefinidamente de posterga, pues es necesaria la reunión, entrevista o conversación.

Parte de mi trabajo es hacerle ver a los directivos que todo lo expuesto anteriormente deteriora su imagen, las relaciones internas y externas, además de ayudarlos a desarticular la conversación de que no les alcanza la vida por todas las actividades que requieren realizar. Resultado de un estudio realizado hace 5 años en una empresa transnacional en México y después de una dinámica de “shadowing” a más de 40 directivos, pudimos determinar resultado del diagnostico que el porcentaje más alto de productividad era del 28 %, originado por una falta de planeación, organización y manejo de agenda.

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