El justo medio

Estando inmersos en decenas de actividades personales y profesionales todo el tiempo, me encuentro frecuentemente con personas que operan en uno u otro extremo de una balanza. Bautizaré a un extremo como “vivir en la urgencia” y el otro como “postergar indefinidamente”.

Empezaré analizando el primero, ya hace muchos años Stephen Covey nos hablaba de los 4 cuadrantes:

(1) importante/urgente = estrés (alguien no hizo lo que se requería en tiempo y forma o al jefe se le ocurrió de último minuto),

(2) importante/no urgente = planeación, estrategia, responsabilidad, paz y tranquilidad,

(3) no importante/urgente = terapia ocupacional (llenarse de actividades para justificar la existencia),

(4) no importante/no urgente = procrastinación y pereza. (la ley del menor esfuerzo).

Retomando sus sabias aportaciones me avocaré primeramente a analizar el “vivir en la urgencia” cuadrantes 1 y 3. Ya sea importante o no, operar en el espacio de la urgencia en más del 95 % de las ocasiones es resultado de que alguien (individuo ó área), no previó, se anticipó, planeó ó al jefe se le ocurrió de último minuto, y como no sabemos decir “NO”, pues a desgastar y quemar al grupo o equipo. La urgencia denota dos cosas: Falta de planeación y no poner limites.

Conozco a infinidad de directivos y gerentes que tal pareciera que les encanta “vivir en la urgencia”, esto ocurre constantemente, y si a lo anterior adicionamos los siguientes componentes: los adictos a la adrenalina, los que operan en la auto exigencia (nunca nada es suficiente y la búsqueda de reconocimiento), los que no han aprendido a establecer prioridades, los que operan como micromanagers, los que no delegan y quieren tener el control. En más de una ocasión los he escuchado decir: “una orden dada y no supervisada se la lleva la fre…da”, justificación perfecta para seguir operando así y desgastándose inútilmente pensando en que es el único camino para lograr el éxito. Esta mezcla de componentes poco ayudan a mejorar los índices de satisfacción, el clima laboral, la disposición de trabajar y bajar los niveles de estrés.

Ahora bien; el segundo, operar en el otro extremo “postergar indefinidamente”, también es resultado de la sobresaturación de actividades, cuadrante 4, el no establecimiento de prioridades y el que no se hayan definido “techos decisionales” lo cual implica delegar hacia arriba, practica común en los mandos medios. Me encuentro frecuentemente como coach, consultor e instructor que resultado de lo segundo invariablemente ocurre lo primero. Las cosas que son importantes resultado de postergar y no hacernos cargo en su debido momento, se convierten en urgentes y luego tendremos que apagar fuegos, parchar, tomar medidas apresuradas y medio solucionar los requerimientos. Postergar denota dos cosas: Saturación de actividades (aunque algunas no sean relevantes) y esperar a que sean urgentes para hacernos cargo.

Encontrar un justo medio, pareciera una difícil tarea, sin embargo, no lo es. Simplemente no somos capaces de “darnos cuenta”, “parar” (para hacernos cargo) y creemos que es lo “normal” en los grandes corporativos, pero resulta que también es lo que ocurre en las medianas, pequeñas y micro empresas.

Ser capaces de realizar las tareas importantes y no permitir que se vuelvan urgentes es solo cuestión de planear, definir estrategias, aprender a poner limites, delegar, definir techos decisionales y dedicarles tiempo. Requerimos estar conscientes que muchas de las nuevas iniciativas y proyectos verán mermados sus logros y avances pues se diluyen con el paso de las semanas y meses resultado de postergar, no dar seguimiento o esperar a que se vuelvan urgentes. Al darnos cuenta demasiado tarde, tendremos que recurrir a los planes “B”, rutas criticas, modificar proyectos, acortar los tiempos, creyendo que es lo que debe y tiene que ocurrir al ser los desarrolladores e implementadores de grandes proyectos e iniciativas, nada mas alejado de lo que requerimos en “realidad”.

En diversos foros he tenido la oportunidad de compartirlo a manera de broma (un tanto sarcástica): Después de los 18 años de edad nos hemos hecho merecedores de un “Doctorado honoris causa”, quizá no nos guste, pero nos hemos vuelto maestros, expertos en el “autoengaño”, pues invariablemente tendremos argumentos, justificaciones y excusas para “tener la razón” y hacer las cosas “a mi manera”.

Encontrar el justo medio, significa entre otras cosas, podernos anticipar, planear, diseñar con el suficiente tiempo y no postergar. Delegar, confiar, establecer limites, compromisos y techos decisionales. Tareas en las que con mucho gusto podemos acompañar a nuestros clientes, dejar de ser esclavos de “Cronos” y aprender a vivir en el justo medio entre “Cronos” y “Kairós”. Dedicarle el tiempo necesario a las cosas importantes.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *