¿Cotos de poder ó servicio?

Hasta la pregunta es irrisoria. Pero, al parecer hay quienes se lo han tomado muy en serio. Sí, existen 2 áreas al interior de la organización, que tienen la tendencia a estar todo el tiempo bajo el reflector. No tardaras mucho en descubrirlas. ¿En que momento decidieron que son el segundo y tercero de abordo? Sin siquiera preguntarle a los demás o ponerse de acuerdo entre ellos. En los últimos 20 años he sido testigo presencial y activo en un gran numero de organizaciones de cómo hay 2 áreas que han entendido las cosas; por decirlo suavemente, “a su manera” e instalados en “tener la razón”.

¿qué esta ocurriendo al interior de las organizaciones? ¿son áreas de apoyo (servicio) u obstáculo? ¿de que se trata? Al menos pienso que estamos todo el tiempo buscando el “como sí”, pero parece ser que la premisa favorita es: “COMO NO”.

Es más, no se por cual empezar. Cuando estas 2 áreas operan buscando que la organización crezca, evolucione, aprenda, mejore procesos, rinda mejores dividendos, ahorre, optimice sus recursos, aumente la productividad. En que momento se dijo que para que ello ocurra se requieren policías, “granaderos”, antimotines, ministerios públicos disfrazados, la “secreta” vestidos de civil. Constituidos a manera de tribunal de “la santa inquisición”.

La tendencia actual de las grandes organizaciones es que el organigrama sea cada vez más horizontal, en red, una matriz. Es muy posible que tengamos que reportarle a varias personas en diferentes áreas. Se constituyen equipos múlti disciplinarios con integrantes ubicados en diferentes lugares del orbe y hablando diferentes idiomas.

¿Qué hacemos para simplificarle el trabajo al resto de las áreas? Tal parece que esta pregunta sobra, no se plantea o requerimos cuidar el coto de poder. Por supuesto que tienes claro de quien estoy hablando. A cualquiera de los dos encargados podrás preguntarles y estarán convencidos (casi todos) que su área después de la dirección general (CEO), es la más importante, sin el “apoyo” de “su” área la empresa no subsistiría.

Recordemos un momento las aportaciones de Niklas Luhmann en su famosa TGS (Teoría General de Sistemas). Sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. Una organización es un sistema, constituido e influenciado por el medio ambiente, en tanto a sistema abierto como organismo y a las múltiples áreas que la constituyen. Ya Schein, Katz y Kahn, hablaban de organización en un modelo más amplio. Las empresas son una clase de sistemas sociales, abiertos, que tienden a la elaboración y a la diferenciación. La dinámica del sistema es proporcional a la estabilidad, los mecanismos y eficacia. Toda organización crea su propia cultura o clima organizacional, sus propios tabúes, costumbres y habitos.

Para Daniel Kahneman, el sistema se vuelve complejo cuando en el proceso interviene la dinámica decisional. Es decir; los seres humanos tomamos decisiones al interior de la empresa. Esta dinámica decisional esta basada en la racionalidad y la intuición y conjugar estas dos aristas resulta muy complicado en las áreas donde las competencias técnicas se privilegian sobre las demás. Existe un principio en la teoría de sistemas que genera polémica. “Se puede alcanzar la estabilidad en el sistema, aunque los diversos subsistemas que lo conformen, no operen por encima de la media”. Afirmación muy precisa, y que debemos tomar en cuenta.

Difícilmente, nos encontraremos un sistema que opere a toda su capacidad. Por principio no es saludable, y es insostenible. Entonces sabemos que el sistema operando por encima del 80 % es una mina de oro. Los subsistemas (áreas de apoyo/ servicio) pueden estar hasta en un 65 % y mientras la operación y administración funcionen, el sistema esta “SANO”.

Habrá que capacitar y darle consultoría a las áreas de “Administración y finanzas”, “Talento y cultura”, tendremos que hacerles ver, escuchar y sentir que no son “Maquiavelo” (El poder tras el poder), que sus áreas son muy importantes pero “NO” son “El segundo y el tercero de abordo”.

Un área de apoyo, de origen fue concebida, para que se encargue de darle servicio al resto de los subsistemas de la organización. En que momento, ¿dejo de ser así? En el momento que el VP o Director de administración y el VP o Director de RH “creyeron” sin duda alguna, que son la carta de reemplazo del CEO o Director General. Y puede que lo sean, por supuesto que encontramos a personas ocupando esos cargos que “entendieron” que al cliente interno y externo hay que hacerles los procesos simples y sencillos. Así como los VP´s de operaciones, logística, infra estructura, producción, marketing, trade, que también tienen las mismas posibilidades de ser el remplazo del CEO.

“Re-lento y tortura”, “las transas de finanzas” ¿cuántos motes más conoces? Algunos se los han ganado a pulso. 8 meses para cubrir la vacante en un puesto clave. 14 firmas para que autoricen el pago. Es mucho más importante que el “sistema” opere a que un “subsistema” se cuelgue las medallas de inflexibilidad e impecabilidad ralentizando la operación de todo el sistema.

Hazte las siguientes preguntas: ¿Mi función es apoyar? ¿mi función es estar en todas las juntas y fotos en primera fila? ¿Mi trabajo es quitarte piedras del camino? ¿Mi trabajo es hacértelo complicado? Pareciera que es una mala broma, no lo es, y sigue ocurriendo más de lo que crees.

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